Jak zakroužkovat neplatná data v aplikaci Microsoft Excel

Zjistěte neplatná data, která překračují váš požadavek.

Pomocí ověření dat v aplikaci Microsoft Excel můžete zastavit nesprávné zadávání dat. Ale mohou nastat chvíle, kdy toto ověření nebude fungovat podle plánu. Pomoci můžete pomocí funkce Kruhovat neplatná data.

Při ověřování dat můžete mít v buňce vzorec nebo mít data již zadaná v buňce. Bohužel tyto typy situací mohou přeskočit těsně za ověřením dat, které požadujete. Pokud k tomu dojde, můžete skončit s nesprávnými údaji. Podívejme se na to, jak to zjistit, když to za vás Excel zakroužkuje.

Zpracování chyb s ověřováním dat

Když nastavujete ověření dat pro buňku nebo rozsah, můžete současně přidat zpracování chyb. Je to dobrý způsob, jak dát uživateli vědět, že to, co se pokouší zadat, není platné.

Můžete jim také poskytnout zprávu, ve které budou vědět, co by měli zadat.

Zakroužkujte neplatná data

Dokonalým příkladem toho, že ověřování dat nedělá svou práci, je použití vzorce. Možná budete potřebovat konkrétní číslo, desetinné číslo nebo datum. Pokud se výsledek tohoto vzorce změní a data již nesplňují požadavek, jsou tato data povolena a neuvidíte chybu.

Podívejme se na příklad. Zde máme vzorec, který sečte hodnoty v buňkách A1 a A2 a výsledek umístí do A3. V buňce A3 máme nastaveno ověřování dat, které umožňuje pouze číslo mezi 10 a 20.

Nejprve výsledek ze vzorce odpovídá požadavku na validaci dat.

Pokud se však změní čísla v buňkách A1 nebo A2, čímž se změní výsledek vzorce, data jsou v této buňce stále povolena, i když jsou neplatná. Navíc nevidíte chybovou zprávu.

V tomto případě můžete použít funkci Circle Invalid Data.

Přejděte na kartu Data, vyberte šipku rozevíracího seznamu Ověření dat a v části Nástroje pro data na pásu karet vyberte možnost „Kruhovat neplatná data“.

Poté uvidíte buňku s ověřením dat a nesprávná data s červeným kroužkem kolem ní.

To vám umožní provádět jakékoli potřebné opravy. Kruh je poté odstraněn. Chcete-li data přijmout, můžete také vybrat Ověření dat > Vymazat ověřovací kruhy.

Dalším ukázkovým příkladem neplatných dat je situace, kdy již data v buňce máte a pak nastavíte ověřování dat. Zde máme v naší buňce text delší než 10 znaků. I když jsme nastavili ověření tak, aby přijímalo pouze text kratší než 10 znaků, ověření nezachytí neplatná data, protože již existují.

V tomto případě funguje použití Circle Invalid Data podle očekávání.

Mohou existovat jiné případy než tyto příklady, kdy se neplatná data dostanou do buňky s ověřením dat. Jak uvádí Microsoft, k tomu může dojít při kopírování a vkládání dat do buňky, použití funkce výplně nebo spuštění makra. Můžete však jednoduše vidět chybu, která vám nedovolí vložit nebo vyplnit data. Nebo je v některých případech ověření dat jednoduše odstraněno.

...ověřovací zprávy se nezobrazí a mohou být zadána neplatná data, pokud zadáte data do buňky kopírováním nebo vyplněním, pokud vzorec v buňce vypočítá výsledek, který není platný, nebo pokud makro zadá neplatná data do buňka.

I když Circle Invalid Data nemusí fungovat v každé z těchto dalších situací, mějte na paměti tyto další scénáře, když zpočátku nastavujete ověřování dat. A pokud můžete, nezapomeňte použít funkci Circle Invalid Data.